Verfahrensordnung gemäß § 8 des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG).

Anlass und Anwendungsbereich

Die vorliegende Verfahrensordnung beschreibt das Beschwerdeverfahren der Diakonie Hochfranken im Rahmen der Sorgfaltspflichten gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). 

Mit dem Beschwerdeverfahren soll es potenziell betroffenen Personen ermöglicht werden, Hinweise und Beschwerden einzureichen, welche auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bzw. Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette der Diakonie Hochfranken hinweisen. Der Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens wird durch die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (§ 2 Abs. 2 und 3 LkSG) bestimmt. Das Verfahren ist für die hinweisgebenden Personen kostenfrei. 

Wir möchten Sie bitten, sicherzustellen, dass es sich bei den Hinweisen, die Sie melden möchten, um aussagekräftige und nachweisbare Hinweise oder Beschwerden handelt.

Beschwerdekanal

Das Beschwerdeverfahren zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) erfolgt ebenso wie die Meldungen zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) über das Meldesystem „Hinweisgeber:innen Schutzsystem“ auf der Internetseite der Diakonie Hochfranken. 

Mit der Nutzung diese Tools können wir, sofern von Ihnen gewünscht, Ihre Identität schützen. Unabhängig von Ihrer Person, Ihrer Position in der Organisation, Ihrem Hintergrund oder Ihrer Erfahrung schätzen wir Ihre Hinweise zur Prävention von menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken.

Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren ist entsprechend der folgend beschriebenen Schritte aufgebaut. Wir möchten darauf hinweisen, dass es je nach Art und Umfang des Hinweises zu Abweichungen kommen kann.

1. Formular ausfüllen

Das Formular finden Sie auf unserer Homepage in der Rubrik Datenschutz unter Punkt 10: https://www.diakonie-hochfranken.de/datenschutz   

Klicken Sie auf den Button „Hinweisgeber:innen Schutzsystem“ und dann auf „Eine Meldung einreichen“. Im Anschluss können Sie den entsprechenden Bereich „Menschenrechtliche und bestimmte umweltbezogene Risiken gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)“ auswählen. Füllen Sie das Formular präzise und detailliert aus und geben Sie Informationen zu den Verstößen oder Missständen ein, die Sie melden möchten. Es können persönliche Kontaktdaten hinterlegt werden. Die Meldung kann aber auch anonym eingereicht werden.

2. Formular einreichen und weitere Kommunikation

Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben nochmals und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Einreichen“, um das Formular abzuschicken. Nach dem Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie einen Zugangscode, der nur für die jeweilige Meldung genutzt werden kann. Bewahren Sie diesen sicher auf. Es ist Ihre einzige Möglichkeit, auf den Bericht und auf die Antworten zuzugreifen. Mit dem Zugangscode können Sie den Status der Meldung prüfen und sehen, ob Ihnen bereits geantwortet wurde. Die Kommunikation findet aus Datenschutzgründen vorbehaltlich nicht per E-Mail statt. Sie müssen daher proaktiv den Status Ihrer Meldung mit Hilfe Ihres Zugangscodes über das Meldeportal abfragen.

Hinweis: Grundsätzlich erfolgt die Kommunikation über das „Hinweisgeber:innen System“. Sollte eine Kontaktaufnahme im Rahmen des Verfahrens notwendig werden, wird darauf hingewiesen, dass bei einer anonymen Einreichung oder bei Angabe inkorrekter Kontaktdaten, wodurch kein Kontakt zur hinweisgebenden Person aufgenommen werden kann, die Diakonie Hochfranken nicht verpflichtet ist, die hinweisgebende Person zu ermitteln. Die Pflichten zur Aufnahme der Kommunikation entfallen in diesen Fällen. 

3. Dokumentation der eingegangenen Meldung

Der Eingang der Meldung wird innerhalb von 7 Tagen bestätigt. Der hinweisgebenden Person werden mit der Eingangsbestätigung eine Information zu den nächsten Schritten und dem groben zeitlichen Verlauf des Verfahrens übermittelt. Im Rahmen dieser Eingangsbestätigung werden der Person zudem nochmals die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen Rechte zum Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung, die Angaben zum Datenschutz sowie der Vertraulichkeit mitgeteilt. 

Über den Eingang der Meldung und das weitere Beschwerdeverfahren erfolgt eine Dokumentation gemäß den gesetzlichen Vorgaben. 

4. Prüfung der eingegangenen Meldung

Anschließend erfolgt die Prüfung des Hinweises bzw. der Beschwerde hinsichtlich der thematischen Richtigkeit des Anwendungsbereichs. Sofern die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, wird der hinweisgebenden Person eine Ablehnung übermittelt. Die Ablehnung wird grundsätzlich kurz begründet, sofern keine rechtlichen, behördlichen oder tatsächlichen Hinderungsgründe dafür bestehen.

Hinweise und Beschwerden, die nicht in den Anwendungsbereich des vorliegenden Beschwerdeverfahrens fallen, können im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in einem anderen dafür vorgesehenen Bereich des „Hinweisgeber:innen Schutzsystems“ eingereicht werden.

5. Klärung des Sachverhalts

Fällt die Beschwerde in den beschriebenen Anwendungsbereich erfolgt die Klärung des Sachverhalts. Sind die von der hinweisgebenden Person ausgeführten Informationen zur Klärung des Sachverhalts nicht ausreichend, fordert die zuständige Stelle, sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist, weitere Informationen nach. Gegebenenfalls erfolgt sofern gewünscht mit der hinweisgebenden Person eine 
Erörterung des Sachverhalts. Im Anschluss erfolgt die weitere Prüfung des Sachverhalts und die Prüfung der Möglichkeit für eine optionale und einvernehmliche Streitbeilegung mit der hinweisgebenden Person.

Sofern sich mit der Prüfung der Beschwerde bestätigt, dass eine Verletzung oder ein Risiko gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im eigenen Unternehmensbereich oder für einen unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer bevorsteht oder bereits besteht, wird je nach Einzelfall abgewogen, welche notwendigen Maßnahmen zur Prävention oder Abhilfe erarbeitet und anschließend umgesetzt werden müssen. Die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Achtung der Menschenrechte und der Umwelt wird nachverfolgt und im Rahmen des Risikomanagements berücksichtigt. Innerhalb von einem Monat werden Sie über die bereits getroffenen oder zukünftig geplanten Maßnahmen informiert.

Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung, Datenschutz und Vertraulichkeit

Hinweisgebende Personen sind im Rahmen der Nutzung eines Beschwerdeverfahrens unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben vor Benachteiligung oder Bestrafung geschützt. Es werden keine Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen ergriffen. 

Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Dennoch weisen wir darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z..B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist daher nicht möglich.

Das Beschwerdeverfahren wird durch die Beschwerdestelle beaufsichtigt (Herr Mario Witz, Tel. 0151 16232839). Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens ist diese zur Verschwiegenheit verpflichtet, sofern es nicht die weitere Bearbeitung des Hinweises erfordert. Zur Wahrung der Vertraulichkeit wird auch eine anonyme Nutzung des Verfahrens angeboten.

Wirksamkeitsprüfung

Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren vorgenommen.