Verfahrensordnung gemäß § 8 des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG).

Anlass und Anwendungsbereich

Die vorliegende Verfahrensordnung beschreibt das Beschwerdeverfahren der Diakonie Hochfranken im Rahmen der Sorgfaltspflichten gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). 

Mit dem Beschwerdeverfahren soll es potenziell betroffenen Personen ermöglicht werden, Hinweise und Beschwerden einzureichen, welche auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bzw. Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette der Diakonie Hochfranken hinweisen. Der Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens wird durch die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (§ 2 Abs. 2 und 3 LkSG) bestimmt. Das Verfahren ist für die hinweisgebenden Personen kostenfrei. 

Wir möchten Sie bitten, sicherzustellen, dass es sich bei den Hinweisen, die Sie melden möchten, um aussagekräftige und nachweisbare Hinweise oder Beschwerden handelt.

Beschwerdekanal

Das Beschwerdeverfahren zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) erfolgt ebenso wie die Meldungen zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) über das Meldesystem „Hinweisgeber:innen Schutzsystem“ auf der Internetseite der Diakonie Hochfranken. 

Mit der Nutzung diese Tools können wir, sofern von Ihnen gewünscht, Ihre Identität schützen. Unabhängig von Ihrer Person, Ihrer Position in der Organisation, Ihrem Hintergrund oder Ihrer Erfahrung schätzen wir Ihre Hinweise zur Prävention von menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken.

Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Das Beschwerdeverfahren ist entsprechend der folgend beschriebenen Schritte aufgebaut. Wir möchten darauf hinweisen, dass es je nach Art und Umfang des Hinweises zu Abweichungen kommen kann.

1. Formular ausfüllen

Das Formular finden Sie auf unserer Homepage in der Rubrik Datenschutz unter Punkt 10: https://www.diakonie-hochfranken.de/datenschutz   

Klicken Sie auf den Button „Hinweisgeber:innen Schutzsystem“ und dann auf „Eine Meldung einreichen“. Im Anschluss können Sie den entsprechenden Bereich „Menschenrechtliche und bestimmte umweltbezogene Risiken gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)“ auswählen. Füllen Sie das Formular präzise und detailliert aus und geben Sie Informationen zu den Verstößen oder Missständen ein, die Sie melden möchten. Es können persönliche Kontaktdaten hinterlegt werden. Die Meldung kann aber auch anonym eingereicht werden.

2. Formular einreichen und weitere Kommunikation

Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben nochmals und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Einreichen“, um das Formular abzuschicken. Nach dem Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie einen Zugangscode, der nur für die jeweilige Meldung genutzt werden kann. Bewahren Sie diesen sicher auf. Es ist Ihre einzige Möglichkeit, auf den Bericht und auf die Antworten zuzugreifen. Mit dem Zugangscode können Sie den Status der Meldung prüfen und sehen, ob Ihnen bereits geantwortet wurde. Die Kommunikation findet aus Datenschutzgründen vorbehaltlich nicht per E-Mail statt. Sie müssen daher proaktiv den Status Ihrer Meldung mit Hilfe Ihres Zugangscodes über das Meldeportal abfragen.

Hinweis: Grundsätzlich erfolgt die Kommunikation über das „Hinweisgeber:innen System“. Sollte eine Kontaktaufnahme im Rahmen des Verfahrens notwendig werden, wird darauf hingewiesen, dass bei einer anonymen Einreichung oder bei Angabe inkorrekter Kontaktdaten, wodurch kein Kontakt zur hinweisgebenden Person aufgenommen werden kann, die Diakonie Hochfranken nicht verpflichtet ist, die hinweisgebende Person zu ermitteln. Die Pflichten zur Aufnahme der Kommunikation entfallen in diesen Fällen. 

3. Dokumentation der eingegangenen Meldung

Der Eingang der Meldung wird innerhalb von 7 Tagen bestätigt. Der hinweisgebenden Person werden mit der Eingangsbestätigung eine Information zu den nächsten Schritten und dem groben zeitlichen Verlauf des Verfahrens übermittelt. Im Rahmen dieser Eingangsbestätigung werden der Person zudem nochmals die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen Rechte zum Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung, die Angaben zum Datenschutz sowie der Vertraulichkeit mitgeteilt. 

Über den Eingang der Meldung und das weitere Beschwerdeverfahren erfolgt eine Dokumentation gemäß den gesetzlichen Vorgaben. 

4. Prüfung der eingegangenen Meldung

Anschließend erfolgt die Prüfung des Hinweises bzw. der Beschwerde hinsichtlich der thematischen Richtigkeit des Anwendungsbereichs. Sofern die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt, wird der hinweisgebenden Person eine Ablehnung übermittelt. Die Ablehnung wird grundsätzlich kurz begründet, sofern keine rechtlichen, behördlichen oder tatsächlichen Hinderungsgründe dafür bestehen.

Hinweise und Beschwerden, die nicht in den Anwendungsbereich des vorliegenden Beschwerdeverfahrens fallen, können im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) in einem anderen dafür vorgesehenen Bereich des „Hinweisgeber:innen Schutzsystems“ eingereicht werden.

5. Klärung des Sachverhalts

Fällt die Beschwerde in den beschriebenen Anwendungsbereich erfolgt die Klärung des Sachverhalts. Sind die von der hinweisgebenden Person ausgeführten Informationen zur Klärung des Sachverhalts nicht ausreichend, fordert die zuständige Stelle, sofern eine Kontaktaufnahme möglich ist, weitere Informationen nach. Gegebenenfalls erfolgt sofern gewünscht mit der hinweisgebenden Person eine 
Erörterung des Sachverhalts. Im Anschluss erfolgt die weitere Prüfung des Sachverhalts und die Prüfung der Möglichkeit für eine optionale und einvernehmliche Streitbeilegung mit der hinweisgebenden Person.

Sofern sich mit der Prüfung der Beschwerde bestätigt, dass eine Verletzung oder ein Risiko gemäß dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im eigenen Unternehmensbereich oder für einen unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer bevorsteht oder bereits besteht, wird je nach Einzelfall abgewogen, welche notwendigen Maßnahmen zur Prävention oder Abhilfe erarbeitet und anschließend umgesetzt werden müssen. Die Wirksamkeit der Maßnahmen zur Achtung der Menschenrechte und der Umwelt wird nachverfolgt und im Rahmen des Risikomanagements berücksichtigt. Innerhalb von einem Monat werden Sie über die bereits getroffenen oder zukünftig geplanten Maßnahmen informiert.

Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung, Datenschutz und Vertraulichkeit

Hinweisgebende Personen sind im Rahmen der Nutzung eines Beschwerdeverfahrens unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben vor Benachteiligung oder Bestrafung geschützt. Es werden keine Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen ergriffen. 

Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Dennoch weisen wir darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z..B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist daher nicht möglich.

Das Beschwerdeverfahren wird durch die Beschwerdestelle beaufsichtigt (Herr Mario Witz, Tel. 0151 16232839). Im Rahmen des Beschwerdeverfahrens ist diese zur Verschwiegenheit verpflichtet, sofern es nicht die weitere Bearbeitung des Hinweises erfordert. Zur Wahrung der Vertraulichkeit wird auch eine anonyme Nutzung des Verfahrens angeboten.

Wirksamkeitsprüfung

Die Wirksamkeit des Verfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren vorgenommen.

Grundsatzerklärung gemäß § 6 Absatz 2 des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG).

Präambel
Die Diakonie Hochfranken steht in der Tradition christlicher Nächstenliebe, kirchlicher Sozialarbeit und bürgerschaftlichen Engagements. Das Ziel unserer Tätigkeiten gründet daher in unserer evangelischen Überzeugung und dem Anspruch zur Hilfe unserer Nächsten. In unseren Tätigkeitsbereichen der Alten-, Erwachsenen-, Kinder- und Jugendhilfe stehen wir für die Ansprüche professionell und menschlich, nah an den Bedürfnissen unserer Kundinnen und Kunden zu arbeiten.
 

Zur Umsetzung dieser Ansprüche geben wir – als Diakonie Hochfranken – mit den folgenden Leitsätzen unserem diakonischen Handeln einen verbindlichen Rahmen:

1. Als Geschöpf Gottes ist jeder Mensch einzigartig und wertvoll.
2. Zuwendung, Wertschätzung und Professionalität prägen unsere Arbeit.
3. Wir setzen uns ein für Menschenwürde, Chancengerechtigkeit und selbstbestimmtes Leben.
4. Wir sind ein sozialpolitisch engagierter Partner bei der Gestaltung von Lebensräumen.
5. Wir bewahren die Schöpfung und handeln nachhaltig: ökologisch – ökonomisch – sozial.
6. Wir setzen uns innerbetrieblich und gesellschaftspolitisch aktiv ein für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
7. Als lernendes Unternehmen entwickeln wir uns in einem kontinuierlichen Prozess.
8. Engagierte und qualifizierte Mitarbeiter/innen sichern die Fortentwicklung und Qualität unserer Angebote.
9. Wir gehen effektiv und transparent mit unseren wirtschaftlichen Ressourcen um.
    

Mit diesen Leitsätzen entstehen für uns auch menschenrechts- und umweltbezogene Erwartungen, sowohl hinsichtlich unserer Lieferanten als auch in der eigenen Unternehmensverantwortung gegenüber unseren Mitarbeitenden.
Aus unserer evangelischen Überzeugung heraus sehen wir jeden Menschen, als ein einzigartiges und wertvolles Geschöpf Gottes. Wir setzen uns daher für Themen der Menschenwürde, der Chancengerechtigkeit und selbstbestimmtes Leben ein. Unser Handeln folgt dabei den Ansprüchen der Zuwendung, Wertschätzung und Professionalität. Daher stehen wir im Bereich der Menschenrechte unter anderem für die Beachtung des Verbots von Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder Sklaverei, die Einhaltung von Arbeitsschutzbedingungen, das Recht auf Koalitions- und Vereinigungsfreiheit, das Verbot der Ungleichbehandlung in der Beschäftigung sowie das Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns. Im Bereich der Achtung der Umwelt setzen wir uns mit den Vorgaben des Minamata-Abkommens zum Umgang mit Quecksilber, dem Stockholmer Übereinkommen zum Umgang mit persistenten organischen Stoffen und dem Verbot der grenzüberschreitenden Verdingung gefährlicher Abfälle sowie deren Entsorgung entsprechend des Basler-Abkommens auseinander. Mit unserem Leitsatz zur Bewahrung der Schöpfung streben wir in unseren Geschäftstätigkeiten zudem ein ökologisch, ökonomisch und sozial nachhaltiges Handeln an.
 

Umsetzung der Sorgfaltspflichten
Zur Prävention menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken führen wir im Rahmen eines Risikomanagements regelmäßige und anlassbezogene Risikoanalysen durch. Dabei berücksichtigen wir neben den unmittelbaren und wichtigsten Lieferanten der Diakonie Hochfranken auch die eigene Unternehmensstruktur.
Entsprechend der Ergebnisse zu den Risikoanalysen werden Präventions- oder Abhilfemaßnahmen zur Vermeidung oder Minderung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken ergriffen. Da wir den Leitsatz des lernenden Unternehmens verfolgen, ist es unser Anliegen das Risikomanagement zur Prävention von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zur Einhaltung eines verantwortungsbewussten Risikomanagements erfolgt eine sorgfältige Dokumentation mit entsprechender Berichterstattung an die Geschäftsführung, sowie eine Veröffentlichung des Berichtes gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) der Diakonie Hochfranken.
Durch den Austausch mit unseren wichtigsten Zulieferern informieren wir uns über deren Produktionsstandards und Unternehmensstrukturen. Damit möchten wir mögliche menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken entlang unserer Lieferketten minimieren.
In der eigenen Unternehmensstruktur setzen wir auf einen professionellen und menschlichen Umgang mit den Mitarbeitenden. Zur Prävention von Risiken oder Unwohlsein unter den Mitarbeitenden führen wir regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durch. Sollten abseits der Mitarbeiterbefragungen sonstige Themen bei den Mitarbeiten entstehen, können diese an die Vorgesetzten oder die Mitarbeitervertretungen herangetragen werden. Mit den Mitarbeitervertretungen möchten wir dafür Sorge tragen, dass die arbeits-, sozial- und dienstrechtlichen Bestimmungen, Vereinbarungen und Anordnungen eingehalten und die Belange der Mitarbeitenden vertreten werden.
Zudem sind wir darum bemüht für unsere Mitarbeitenden bei der Ausübung der Tätigkeiten für die Diakonie Hochfranken größtmögliche Sicherheit und Gesundheit zu gewährleisten. Zur Prävention von Arbeitsunfällen und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren bestehen daher an allen Standorten und Einrichtungen Vorgaben zur Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz.
 

Schlussbemerkung
Bedenken oder Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sind auf der Internetseite der Diakonie Hochfranken über das „Hinweisgeber:innen Schutzsystem“ einzureichen (https://hinweisgeber.diakonie-hochfranken.de/#/). Im Rahmen unserer Sorgfaltspflicht erfolgt die Bearbeitung der Meldungen. Die Meldungen können anonym erfolgen und werden vertraulich behandelt.
Die Diakonie Hochfranken ist sich ihrer Sorgfaltspflichten im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) bewusst. Die Umsetzung und Einhaltung dieser Pflicht liegt in der Verantwortung der Geschäftsführung.

Die Geschäftsführung der Diakonie Hochfranken